4. Vor der Zusammenarbeit – Projekte und Gruppen erstellen und verwalten

4.1. Wie erstelle ich ein eigenes Projekt?

Um sich mit Ihren Kolleginnen und Kollegen vernetzen und gemeinsam an einem Projekt arbeiten zu können, gibt Ihnen das Portal die Möglichkeit, ein eigenes Projekt zu erstellen. Innerhalb des Projektes können Sie verschiedene Instrumente für professionelles Projektmanagement nutzen und Ihre bevorstehende Jugendaustauschbegegnung optimal vorbereiten.

Um ein Projekt zu erstellen, gehen Sie in die Dropdown-Menü Projekte und klicken auf Meine Projekte.

Sie gelangen nun zu der Seite, auf der Sie Ihr Projekt erstellen können. Die wichtigsten Informationen stehen gleich ganz oben: Wählen Sie einen Titel für Ihr Projekt, zum Beispiel das Motto für Ihre geplante Austauschbegegnung. Anschließend empfehlen wir, ein geeignetes Titelbild hochzuladen, das Ihr Projekt nach außen repräsentiert. Titel und Bild können von anderen gesehen werden. Dazu klicken Sie auf Durchsuchen, suchen das passende Bild von Ihrer Festplatte aus und klicken auf Öffnen. Anschließend wählen Sie den passenden Bildausschnitt. Unter der Überschrift Avatar erhalten Sie auf der linken Seite eine Vorschau auf Ihren gewählten Bildausschnitt.

Alle Eigenschaften können im Nachhinein immer auch nochmal geändert werden.

Unter Beschreibung und Infos geben Sie eine Kurzbeschreibung Ihres Projekts ein. Hier können Sie die Idee und das Motto des Projekts, die Organisatoren und Teilnehmergruppe und den geplanten Zeitraum veröffentlichen. Diese Beschreibung ist nur für diejenigen Mitglieder sichtbar, die auch in Ihrem Projekt sind. Die Beschreibung ist nur für die Projektmitglieder sichtbar und sollte daher eher als Motivation für Ihre Projektmitglieder betrachtet werden. Außerdem wissen die Projektmitglieder auf diese Weise immer über die Ziele des Projektes Bescheid.

Zudem können Sie weitere Infos über Ihr Projekt öffentlich machen:

  • Kategorie: Schulischer, Außerschulischer Austausch etc.;
  • Programmlinie: Diese Beschreibungsmöglichkeit stammt aus den Förderanträgen der Stiftung DRJA, dient hier aber zur Beschreibungsmöglichkeit Ihres Projektes;
  • Themen;
  • Webseite Ihrer Austauschbegegnung, wenn vorhanden;
  • Stichworte: Sie können hier eigene Stichworte eingeben, die für Ihr Projekt relevant sind;
  • Wo sind Sie aktiv? In welcher Institution, mit welcher Adresse?
  • Welcher Gruppe gehört das Projekt an? Sofern Sie eine übergeordnete Gruppe auf Projektwelt haben, können Sie es hier angeben;
  • Verwandte Projekte und Gruppen zuordnen, wenn vorhanden;
  • Schutz: Hier stellen Sie ein, wer die Inhalte Ihres Projektes sehen kann? Wählen Sie zwischen Öffentlich (sichtbar ohne Anmeldung) und Nur Gruppen/Projekt-Mitglieder, wenn nur Sie und die anderen Projektmitglieder die Inhalte einsehen sollen.

 

Zudem können Sie einstellen, welche Apps, das heißt Funktionen in Ihrem Projekt aktiviert sind. Sie können Dokumente und Veranstaltungen erstellen, Dateien hochladen und teilen, Neuigkeiten veröffentlichen, Umfragen erstellen und Aufgaben zuweisen. Wenn Sie eine App nicht benötigen, können Sie sie der Übersichtlichkeit halber deaktivieren, indem Sie das Häkchen entfernen.

Wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie sie mit einem Klick auf Sichern. Erst danach ist Ihr Projekt auch erstellt!

Wichtig: Wenn Sie das Projekt erstellt haben, dann sind Sie auch Projektadministrator und haben dementsprechend mehr Rechte aber auch mehr Pflichten (Siehe Kapitel 6) als die gewöhnlichen Mitglieder (Siehe Kapitel 7).

4.2. Wie erstelle ich eine eigene Gruppe?

In der Projektwelt unterscheiden wir zwischen Projekten und Gruppen. Während wir unter einem Projekt eine zeitlich begrenzte Begegnung verstehen, ist eine Gruppe zum Beispiel geeignet, um mehrere Projekte und deren Mitglieder in einer übergeordneten Einheit zu vernetzen. Mehrere Projekte können auf diese Weise Teil einer Gruppe werden. Ziel ist es, so verschiedene Zielgruppen zu erreichen. Zum Beispiel können sich die Organisatoren von jährlich stattfindenden Begegnungen in der Gruppe versammeln und für die jeweilige Begegnung kann ein Projekt erstellt werden, wo dann auch nur die Leute eintreten, die auch dieses Jahr daran beteiligt sind.
Im Augenblick bedeutet allerdings die Zuordnung von Gruppen zu Projekten nicht, dass die Mitglieder der Gruppe automatisch Zugriff auf die Informationen des Projektes haben. Dafür müssen die Gruppenmitglieder auch Mitglied im Projekt sein. Noch sind also Gruppen und Projekte geschlossene Einheiten

Um eine Gruppe zu gründen, gehen Sie in der oberen Menüleiste auf das Dropdown-Menü Gruppen und klicken auf Meine Gruppen. Links erscheint dann ein Button Gruppe erstellen.

Anschließend können Sie Ihre Gruppe einrichten. Dabei verfahren Sie genauso, wie beim Erstellen von Projekten (Siehe Kapitel 4.1). Grundsätzlich unterscheiden sich Gruppen und Projekte von Ihrem Aufbau nicht wesentlich, weshalb die beiden Punkte hier zusammengefasst werden.

4.3. Fügen Sie Mitglieder zu Ihrem Projekt/Ihrer Gruppe hinzu

Um ein Mitglied zu Ihrem Projekt/Ihrer Gruppe hinzuzufügen, gibt es drei Möglichkeiten. Grundsätzlich aber müssen Sie die/der Administrator/-in sein, um Mitglieder zu Ihrem Projekt/Ihrer Gruppe hinzuzufügen oder zu löschen.

1) Sie bekommen eine Mitgliedsanfrage von einem/einer Interessierten.

Eine Nutzerin oder ein Nutzer hat Ihr Projekt über die Suchfunktion gefunden und stellt nun eine Mitgliedsanfrage. Per E-Mail werden Sie darüber benachrichtigt. Bitte beachten Sie: wenn Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen auf täglich oder wöchentlich eingestellt haben, kann es sein, dass Sie die Benachrichtigungs-E-Mail erst später bekommen. Um die Mitgliedsanfrage zu bestätigen, folgen Sie dem Link zu dem Projekt/der Gruppe, den Sie in der E-Mail erhalten. In dem Projekt/der Gruppe gehen Sie dann links auf das Dropdown-Menü, das sich hinter dem Begriff Dashboard verbirgt und klicken auf Mitglieder.

Sie sehen nun die Überschrift Mitglieder-Anträge. Klicken Sie auf den Pfeil auf der rechten Seite. Als Admin können Sie nun den Mitgliedsantrag annehmen oder ablehnen. Wenn Sie sensible Daten innerhalb Ihres Projektes haben (bspw. Passdaten), dann vergewissern Sie sich vor Antragsannahme über die Identität des neuen Mitglieds. Sie können ihm/ihr zum Beispiel vorher eine Nachricht schreiben.

2) Sie suchen eine Person, die in der Projektwelt registriert ist und schicken ihr eine Einladung für Ihr Projekt/Ihre Gruppe.

Dazu gehen Sie zunächst in Ihr Projekt/Ihre Gruppe. Sofern Sie Administrator/-in sind, können Sie Mitglieder einladen. Dazu klicken gehen Sie über das Dashboard oben links und dann auf Mitglieder. Dort sehen Sie das Feld Mitglied einladen und geben den Namen des bereits auf der Projektwelt registrierten Mitglieds ein. Sofern die Person bereits registriert ist, wird sie Ihnen angezeigt. Anschließend klicken Sie auf den Button Benutzer einladen.

Sie bekommen eine Meldung, dass Sie das Mitglied erfolgreich eingeladen haben. Das Mitglied wird eine Benachrichtigung als E-Mail und innerhalb der Projektwelt als Nachricht erhalten. Sie können die Einladung auch zurückziehen, wenn Sie Ihre Meinung ändern. Die Benachrichtigungsemail ist dann allerdings schon versandt.

Wenn das Mitglied die Einladung angenommen hat, werden Sie wiederum per E-Mail informiert.

3) Nicht-registrierte Nutzer in das Projekt/die Gruppe einladen

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Leute in Ihr Projekt/Ihre Gruppe einzuladen, die noch nicht auf dem Portal registriert sind.

Oberhalb der Mitgliederliste finden Sie das Feld „Leute einladen“. Wenn Sie dort klicken, können Sie in einem Textfeld eine oder mehrere E-Mail-Adresse hinzufügen. An diese Adresse(n) wird dann eine Einladung zum Registrieren und zum Beitreten in das Projektes/die Gruppe geschickt. Leider funktioniert diese Funktion momentan nicht bei Web.de und GMX.de, da diese Anbieter die Einladungsmails als Spam einstufen und nicht an die angegebenen E-Mail-Adressen weiterleiten. In dem Fall können Sie Ihren Freunden und Kollegen den Link zur Startseite schicken, damit diese sich dann dort anmelden können. Anschließend schicken Sie ihnen noch den Link zu Ihrem Projekt und die Neu-Registrierten können dann dort einen Mitgliedsantrag stellen.

4.4. Werden Sie Mitglied in einem Projekt/einer Gruppe

Sie finden ein spannendes Projekt und wollen dort Mitglied werden? Oder ein Kollege hat bereits ein Projekt erstellt und Sie wollen diesem Projekt beitreten? Es gibt zwei Möglichkeiten, wenn Sie aktiv einem Projekt/einer Gruppe beitreten möchten:

1) Sie suchen das Projekt/die Gruppe über die Suchleiste und stellen einen Mitgliedsantrag

Ganz oben rechts auf der Seite sehen Sie ein Lupen-Symbol. Dort befindet sich die Suchfunktion, wo Sie nach Menschen, Projekten, Veranstaltungen etc. suchen können. Geben Sie dort den Namen des Projektes/der Gruppe ein. Dann sollte Ihnen auch das gewünschte Projekt/die gewünschte Gruppe angezeigt werden. Wenn Sie auf den Link zum Projekt/zur Gruppe klicken, öffnet sich die sogenannte Microsite. Das ist eine Art Homepage des Projekts/der Gruppe, die öffentlich sichtbar ist, auch ohne Anmeldung. Auf der rechten Seite oben finden Sie den Button: Mitmachen! Jetzt beitreten! Wenn Sie darauf klicken, stellen Sie eine Mitgliedsanfrage. Der Admin des Projekts/der Gruppe wird per E-Mail über Ihre Mitgliedsanfrage informiert und muss diese bestätigen. Nun sind Sie Mitglied des Projekts/der Gruppe, können alle Werkzeuge nutzen und werden per E-Mail über Aktivitäten in Ihrem Projekt/Ihrer Gruppe auf dem Laufenden gehalten.

Wenn Sie zufällig Projekte/Gruppe finden, denen Sie gerne beitreten möchten, gehen Sie im Grunde genauso vor. Sie klicken auf den Link des Projekts/der Gruppe, kommen dann zur Microsite und stellen einen Mitgliedsantrag.

2) Sie werden von einem Admin des Projekts/der Gruppe eingeladen

Wenn Sie von einem Admin eingeladen werden, einem Projekt/einer Gruppe beizutreten, erhalten Sie eine E-Mail. Darin ist ein Link zu dem Projekt/der Gruppe. Außerdem sollten Sie auch innerhalb der Projektwelt eine Nachricht über die Einladung bekommen. Um die Einladung anzunehmen, klicken Sie auf den Link, der Sie zur Microsite des Projekts/der Gruppe weiterleitet. Im Banner oberhalb des Projektnamens steht dann „Du bist eingeladen worden“. Sie können nun mit Klick auf die entsprechenden Felder die Einladung annehmen oder ablehnen.

 

 

4.5. Ein Projekt/eine Gruppe verlassen

Natürlich können Sie eine Gruppe oder ein Projekt auch wieder verlassen. Gehen Sie dazu in das entsprechende Projekt/die entsprechende Gruppe. Klicken Sie anschließend links oben auf die Dropdown-Leiste Dashboard und gehen dann zu Mitglieder. Dann wird Ihnen die Option Verlassen angezeigt. Sie werden dann der Sicherheit halber gefragt, ob Sie das Projekt/die Gruppe wirklich verlassen möchten. Wenn Sie das Projekte/die Gruppe verlassen haben, sind Sie nicht mehr Mitglied und sehen nicht mehr die internen Informationen. Selbstverständlich können Sie anschließend wieder zu dem Projekt/zur Gruppe hinzugefügt werden.

 

 

4.6. Ein Projekt/eine Gruppe deaktivieren lassen

Wenn Sie Administrator/in eines Projekts sind, können Sie dieses auch wieder deaktivieren. Das Projekt ist damit nicht mehr für Außenstehende sichtbar. Natürlich sollten Sie mit den Mitgliedern des Projekts zuvor abklären, dass Sie das Projekt deaktivieren wollen, dass dann auch andere das Projekt nicht mehr verwenden können und dass die Dateien und Dokumente, die in dem Projekt gespeichert wurden, vorher gesichert werden können.

Was das Deaktivieren/Löschen von Gruppen betrifft, können dies im Augenblick nur die Portaladministratoren machen. Damit soll dem besonderen Status einer Gruppe Rechnung getragen werden. Gruppen sind als langfristige, übergeordnete Projekte gedacht und sollen einen besonderen Schutz genießen. Selbstverständlich aber geht es dabei auch darum, dass Sie über Ihre Daten selber bestimmen sollen können. In Kürze aber sollten auch Gruppen von den Gruppenadministratoren deaktiviert/gelöscht werden können.

Eine deaktiviertes Projekt/eine deaktivierte Gruppe kann nachträglich reaktiviert werden. Wenn Sie das Projekt/ die Gruppe endgültig löschen möchten, können Sie sich auch an einen Portaladministrator wenden. Die Liste der aktuellen Portaladministratorinnen und -administratoren finden Sie unter dem Menüpunkt Menschen, in dem Sie auf den Button Portal-Administrator_innen klicken.